Положення про порядок організації доступу до публічної інформації

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом голови суду

від 18.07.2011 року № 25-од

Положення

про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні

господарського суду Хмельницької  області

1. Загальні положення

1.1. Це Положення розроблено на виконання Закону України „Про доступ до публічної інформації” від 13.01.2011 № 2939 – VI (далі – Закон) та  визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні господарського суду Хмельницької області, та інформації, що становить суспільний інтерес.

1.2. Визначення понять:

запит на інформацію – це прохання особи чи групи осіб в усній, письмовій чи іншій формі надати публічну інформацію, що знаходиться у володінні суду;

публічна інформація – це відображена  та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі здійснення судом повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суду;

запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, крім суб’єктів владних повноважень, об’єднання громадян без статусу юридичної особи;

звернення громадян – викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

суб’єкт владних повноважень – орган державної влади, орган місцевого самоврядування, їхня посадова чи службова особа, інший суб’єкт при здійсненні ними владних управлінських функцій на основі законодавства, в тому числі на виконання делегованих повноважень.

1.3. Господарський суд Хмельницької області (надалі – Суд) є суб'єктом відносин у сфері доступу до публічної інформації, а саме розпорядником інформації, який при вирішенні питань щодо доступу до інформації керується Законом.

1.4. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації у суді, здійснюється відповідно до законів України „Про доступ до публічної інформації”, „Про судоустрій і статус суддів”, „Про інформацію”, „Про доступ до судових рішень”, Господарського процесуального кодексу України.

1.5. Дія цього Положення не поширюється на надання інформації при здійсненні судочинства судом стосовно інформації, яка міститься в матеріалах судових справ, при виконанні судових рішень, на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій; на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом, а також інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб.

1.6. Відповідальним за організацію у встановленому порядку доступу до публічної інформації, що знаходиться у розпорядженні суду є відділ інформаційно-аналітичнного забезпечення та статистики, завданням якого є забезпечення опрацювання, систематизації, аналізу, контролю щодо задоволення запитів на інформацію та надання консультацій під час оформлення запитів, а також ведення обліку запитів по інформації.

2. Порядок доступу до інформації

2.1. Доступ до публічної інформації про діяльність суду забезпечується шляхом:

    - систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

на офіційному веб-порталі „Судова влада України”  в мережі Інтернет (http: //km.arbitr.gov.ua);

на інформаційному стенді у приміщенні суду;

в програмно-апаратному комплексі „Інформаційний кіоск”;

    -  наданням публічної інформації за запитами.

 2.2. Інформація про діяльність суду може надаватися в усній формі та у вигляді документованої інформації, в тому числі у вигляді електронного документа.

2.3. Публічна інформація про діяльність суду надається у формі, визначеній законодавством.

У випадку, якщо форма надання публічної інформації законодавством не передбачена, інформація надається запитувачу в тій самій формі, у якій оформлено запит, якщо запитувач не просить надати її в іншій формі. У разі неможливості надання вказаної інформації у запитуваній формі, інформація надається в тому вигляді, в якому вона зберігається в суді.

Публічна інформація надається в усній формі фізичним, юридичним особам, об’єднанням громадян під час особистого прийому. Вказана інформація також надається телефоном структурними підрозділами або уповноваженими посадовими особами.

Запит на інформацію по телефону здійснюються за номерами телефонів структурних підрозділів суду відповідно до їх напрямів діяльності.

2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність суду обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом.

2.5 У випадках коли запит містить прохання надати інформацію, яка стосується різних напрямів діяльності суду, відповідальними за підготовку відповідей на запит, крім відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики, визначаються керівники тих відповідних структурних підрозділів, згідно з напрямами діяльності яких стосується запит на інформацію.

За резолюцією голови суду чи його заступників відповідальним за підготовку відповіді на такий запит може бути визначено, крім відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики, одного із керівників відповідних структурних підрозділів. У такому випадку співвиконавці зобов’язані не пізніше двох робочих днів з дня отримання судом запиту надати відповідальному виконавцю відповідні документи.

2.6. Надання публічної інформації про діяльність суду запитувачам інформації на їх запит, а також розміщення вказаної інформації на веб-сайті суду, на інформаційному стенді в приміщенні суду та в програмно-апаратному комплексі „Інформаційний кіоск” забезпечують начальники відділів апарату суду за такими напрямками діяльності (шляхом подання відповідної інформації до відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики для подальшого опрацювання):

- про діяльність господарського суду Хмельницької області, а саме про місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, адреси офіційного веб- сайту та електронної пошти; прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти голови  суду та його заступників, керівника апарату, заступника керівника апарату, а також керівників структурних підрозділів, основні функції структурних підрозділів – начальники інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики та організаційно-кадрового відділів;

- про організаційну структуру, функції, повноваження, основні завдання господарського суду; розклад роботи суду та графік прийому громадян; правила внутрішнього трудового розпорядку; вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад; інші персональні дані й відомості з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та про доступ до публічної інформації -  начальник організаційно-кадрового відділу;

- перелік та умови надання послуг, форми і зразки документів, необхідних для надання послуг, правила їх оформлення; порядок складання, подання запиту на інформацію; оскарження рішень (дій чи бездіяльності) суб’єкта владних повноважень щодо надання публічної інформації – начальник відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики;

- щодо інформації довідкового характеру з питань Автоматизованої системи документообігу суду (надалі – АСД), про рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ на поточну дату в усній формі (за телефоном) – начальник відділу документального забезпечення  - начальник відділу документального забезпечення - завідувач  канцелярії;

- про рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ на поточну дату в письмовій формі (за письмовими запитами); про доступ до судових засідань у суді – судді та помічники суддів;

- про статистичні дані щодо здійснення судочинства судом, відображені у звітах – начальник відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики;

- про структуру та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання – начальник планово-фінансового  відділу.

Господарський суд як розпорядник інформації в особі голови суду відповідає за визначення завдань та забезпечення діяльності відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики з питань запитів на інформацію, відповідального за опрацювання, систематизацію, аналіз та контроль щодо задоволення запиту на інформацію та надання консультацій під час оформлення запиту.

2.7. Внутрішньоорганізаційні акти індивідуальної дії суду не підлягають оприлюдненню.

2.8. Для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у володінні суду, підлягають обов’язковій реєстрації в системі обліку у відповідності до вимог Закону.

Запит, що пройшов реєстрацію у встановленому порядку, обробляється відповідальними особами з питань запитів на інформацію.

2.9. Запитувачами інформації можуть бути фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень.

2.10. Запитувач має право звернутись до суду із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання  запиту.

2.11. Відділ інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики зобов’язаний:

- оприлюднювати інформацію про діяльність суду та прийняті рішення у встановленому в суді порядку;

- систематично вести облік документів, що знаходяться у володінні суду;

- вести облік запитів на інформацію;

- у спеціально визначеному місці для роботи запитувачів з документами чи їх копіями забезпечувати можливість робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації;

- надавати достовірну, точну та повну інформацію, а також у разі потреби перевіряти правильність та об'єктивність наданої інформації.

2.12. Інформація на запит надається безкоштовно. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

Розмір фактичних витрат визначається господарським судом Хмельницької області на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

3.Оприлюднення інформації, що знаходиться у володінні суду

3.1. Розміщенню на офіційному веб-сайті суду, зокрема, підлягають:

1) інформація про діяльність суду:

- місцезнаходження, поштова адреса, адреса електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію; адреса офіційного веб-сайту суду;

- прізвища, імена та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти голови суду та його заступників, керівника апарату суду та його заступника, а також керівників структурних підрозділів  апарату суду;

- розклад роботи та графік прийому громадян;

- вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;

- порядок оскарження судових рішень;

2) організаційна структура, функції, повноваження, основні завдання господарського суду;

3) правила внутрішнього трудового розпорядку;

4)інформація про порядок складання та подання запиту на інформацію, порядок оскарження рішень щодо надання публічної інформації;

5) порядок звернення до суду учасників судового процесу, форми і зразки документів;

6) звіти, в тому числі щодо результатів розгляду запитів на інформацію;

7) статистичні дані щодо здійснення судочинства судом, відображені у звітах;

8) структура та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання;

9) інші відомості про діяльність суду, яка належить до публічної інформації.

3.2. Рішення суду розміщуються в Єдиному державному реєстрі судових рішень відповідно до Закону України „Про доступ до судових рішень”.

3.3. У приміщенні суду:

1) на інформаційному стенді розміщується:

- інформація про порядок роботи суду, включаючи порядок прийому громадян, представників юридичних осіб, об'єднань громадян з питань, пов'язаних з організацією діяльності суду;

- порядок пропуску до приміщення суду;

- телефон та прізвище, ім’я, по батькові особи, яка забезпечує подання письмових запитів громадян з обмеженими фізичними можливостями;

- оголошення суду;

- інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність суду.

2) в програмно - апаратному комплексі „Інформаційний кіоск” розміщується інформація про:

- банківські реквізити для сплати витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи та державного мита (судового збору);

- рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ на поточну дату;

- керівництво суду та графік прийому громадян;

- розміщення кабінетів та залів працівників суду із зазначенням номерів телефонів;

- оголошення суду.

3.4. Інформація, передбачена пунктами 3.1. та 3.3., підлягає обов'язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження документа. Інформація на веб-сайті суду оприлюднюється із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації.

3.5. Запитувач має право звернутися до суду із запитом на інформацію, вимоги щодо оформлення якого визначені Законом України „Про доступ до публічної інформації”.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію, особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм  запитів на інформацію, які можна отримати в канцелярії суду та на офіційному веб-сайті суду (додатки 1-3 до Положення).

У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити начальник відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію запиту особі, яка його подала.

4. Реєстрація запитів та порядок надання відповідей на запити

4.1. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

4.2. Запит на інформацію має містити:

- ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

У разі недотримання зазначених вимог, суд має право відмовити в задоволенні запиту.

4.3. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду або подані під час особистого прийому головою суду чи його заступниками приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються канцелярією згідно номенклатури суду в автоматизованій системі документообігу у розділі „Реєстр документів”.

4.4. Реєстраційний номер запиту, що надійшов до суду складається з індексу згідно номенклатури суду, порядкового номеру запиту та останніх двох цифр поточного року.

4.5. Після отримання та реєстрації вхідної кореспонденції, канцелярія виокремлює запити на інформацію і невідкладно передає їх голові суду, для накладення резолюції, з позначкою „Запит щодо публічної інформації”.

4.6. Запит на інформацію з відповідною резолюцією голови суду чи його заступника невідкладно передається виконавцю (виконавцям).

4.7. Відповіді на запит підлягають обов’язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу.

4.8. Запити на інформацію у вигляді електронного документа надсилаються на електронну пошту суду: inbox@km.arbitr.gov.ua та опрацьовуються відповідно до пунктів 4.3.-4.7.

Прийом запитів на інформацію, що надіслані на електронну пошту суду, здійснює відповідальний працівник кожного робочого дня з 9 год. 00 хв. до 18 год. 00 хв.

4.9. Відповіді на запит на інформацію, що надсилаються запитувачу інформації електронною поштою, роздруковуються на паперовому носії у двох примірниках, підписуються головою суду або його заступниками, або керівником апарату суду (особою, яка виконує його обов'язки) та передаються з 9 год. 00 хв. до 18 год. 00 хв. до відділу документального забезпечення – канцелярії для їх реєстрації та опрацювання у загальному порядку.

4.10. Виконавці визначені резолюцією голови суду чи його заступників мають підготувати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

4.11. У разі, якщо питання, порушенні у запиті, потребують надання додаткової інформації, виконавець може витребувати її від інших структурних підрозділів суду. У такому випадку структурні підрозділи суду повинні надати додаткову інформацію до виконавця не пізніше двох днів з моменту її витребування.

4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, відповідальний підрозділ може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку необхідно повідомити запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.13. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

- дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

- причини, у зв'язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений Законом строк;

- строк, у який буде задоволено запит;

- підпис.

4.14. Відповідь на запит надається за підписом голови суду чи його заступників, або керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки)

Відповідь на запит повинна містити запитувану інформацію або мотивовану відмову в наданні такої інформації. У відповіді на запит вказуються найменування, поштова адреса суду, посада особи, яка надає відповідь, а також реєстраційний номер і дата відповіді на запит.

5. Порядок відмови у задоволенні запитів та оскарження рішень, дій чи бездіяльності суду

5.1. Суд має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:

1) якщо він не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації”, відповідно до якої запит на інформацію має містити:

- ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

5.2. Відповідь суду про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел або відповідь не по суті запиту, вважається неправомірною відмовою в наданні інформації. Якщо суд не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо чи має бути відомо, хто нею володіє, виконавець зобов'язаний направити цей запит належному державному органу з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним державним органом.

5.3. У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

- дату відмови;

- мотивовану підставу відмови;

- порядок оскарження відмови;

- підпис.

5.4. Запитувач має право оскаржити:

- відмову в задоволенні запиту на інформацію;

- відстрочку задоволення запиту на інформацію;

- ненадання відповіді на запит на інформацію;

- надання недостовірної або неповної інформації;

- несвоєчасне надання інформації;

- невиконання судом обов'язку оприлюднювати інформацію відповідно до Закону;

- інші рішення, дії чи бездіяльність суду, що порушили законні права та інтереси запитувача.

5.5. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності суду здійснюється відповідно до чинного законодавства.

5.6. Відповідальність за порушення законодавства про доступ до публічної інформації несуть особи, винні у вчиненні таких порушень:

- ненадання відповіді на запит;

- ненадання інформації на запит;

- безпідставна відмова у задоволенні запиту на інформацію;

- неоприлюднення інформації відповідно до Закону;

- надання або оприлюднення недостовірної, неточної або неповної інформації;

- несвоєчасне надання інформації;

- необґрунтоване віднесення інформації до інформації з обмеженим доступом;

- нездійснення реєстрації документів;

- навмисне приховування або знищення інформації чи документів.

5.7. Особи, на думку яких їхні права та законні інтереси порушені розпорядниками інформації, мають право на відшкодування матеріальної та моральної шкоди в порядку, визначеному Законом.