Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію

 

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

НАКАЗ

15 листопада 2019 року                                                                                   №38-од   

м. Хмельницький

 

Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у господарському суді Хмельницької області

 

Відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 №736, з метою дотримання єдиних вимог до опрацювання документів, що містять службову інформацію, -

 

наказую:

 

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у господарському суді Хмельницької області (далі – Інструкція), що додається.
2. Службі управління персоналом (Шановній О.В.) забезпечити ознайомлення працівників суду з Інструкцією під підпис.
3. Керівнику апарату суду Комарніцькому В.В. забезпечити неухильне дотримання підлеглими працівниками вимог Інструкції.
4. Прес-секретарю (Маласі В.А.) текст цього наказу опублікувати в розділі «Нормативно-правова база» рубрики «Інше» офіційного сайту господарського суду Хмельницької області.
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

 

Голова господарського

суду області                                                                                     С.І. Крамар

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ голови господарського суду

Хмельницької області від 15.11.2019

№ 38-од

 

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у господарському суді Хмельницької області

 

І. Загальні положення

 

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі – документи), що містять службову інформацію (далі – службова інформація), а також порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з питань мобілізаційної підготовки в господарському суді Хмельницької області.
2. У господарському суді області утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією.

Положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією господарського суду області затверджуються наказом голови суду.

3. Основними завданнями Комісії з питань роботи із службовою інформацією господарського суду області (далі – Комісії) є:

- складення на підставі пропозицій структурних підрозділів суду, з урахуванням вимог законодавства, переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі – Перелік), який затверджується відповідним наказом голови суду;

- перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою підтвердження або скасування грифа обмеження доступу;

- розгляд документів з грифом «Для службового користування» щодо встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- проведення розслідування на підставі рішення голови господарського суду області фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації;

- розгляд питань присвоєння грифа «Для службового користування» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком, за поданням осіб, які підписують такий документ.

4. Склад Комісії затверджується наказом голови господарського суду Хмельницької області.

До складу Комісії включаються працівники структурних підрозділів суду, в яких створюється службова інформація, а також працівники, які забезпечують виконання функцій з мобілізаційної роботи, відділу інформаційно-аналітичного забезпечення та статистики, сектору комп’ютерного та програмного забезпечення, інформаційної безпеки, відділу документального забезпечення – канцелярії. 

 

5. Перелік та зміни до нього затверджуються наказом голови господарського суду області та оприлюднюються на офіційному сайті господарського суду Хмельницької області в розділі «Нормативно-правова база» рубрики «Інше» .
6. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду, його заступником, керівником апарату, начальниками структурних підрозділів у резолюції до такого документа.
7. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на відділ документального забезпечення-канцелярію.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів, з відміткою «Літер М» провадяться посадовими особами, відповідальними за мобілізаційну роботу.

8. Начальники структурних підрозділів господарського суду Хмельницької області здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового користування», їх зберігання і використання.
9. Служба управління персоналом організовує ознайомлення працівників з цією Інструкцією під підпис.
10. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». На документах, що містять службову інформацію з:

мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка «Літер «М»;

питань спеціальної інформації, – відмітка «СІ».

11. Необхідність присвоєння грифа обмеження доступу «Для службового користування» визначається виконавцем або посадовою особою, яка підписала документ, на підставі Переліку та відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
12. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 11 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

2) встановити чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто Комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

13. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 19.10.2016 №736, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

14. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в господарському суді Хмельницької області порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду.

 Особи, винні в порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої чинним законодавством.

15. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення діючих інструкцій з діловодства, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
16. Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» у господарському суді області здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
17. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчих документів керівників господарського суду області з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
18. У разі ліквідації господарського суду Хмельницької області рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» приймає ліквідаційна комісія.
19. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства щодо документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

 

ІІ. Приймання та реєстрація документів

 

20. Приймання документів з грифом «Для службового користування», у тому числі тих, які містять відмітки «Літер «М» та «Літер «СІ», здійснюється відділом документального забезпечення - канцелярії.
21. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «Для службового користування» в господарський суд області, якщо в установі не передбачене цілодобове чергування.
22. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить на адресу суду, приймається і розкривається працівниками відділу документального забезпечення-канцелярії, до компетенції яких належить виконання відповідних видів робіт з такими документами. При цьому перевіряються відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначених на конверті(пакуванні) та у супровідному листі.

Конверти (паковання) з відміткою «Особисто» (подвійні конверти) працівниками відділу не розкриваються.

23. Конверти (паковання) з відмітками «Літер «М» передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальній за мобілізаційну роботу у господарському суді Хмельницької області під підпис у журналі обліку пакетів (пакувань) за формою згідно з додатком 1 із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки.
24. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
25. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються відправникові без їх розгляду.
26. Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» у господарському суді області здійснюється в відповідних журналах реєстрації з грифом «Для службового користування» за формою згідно з додатками 3, 4.

Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» на першому його аркуші проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа - відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.

27. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

29. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
30. У разі надходження конверта (пакування) з відмітками «Літер «М» та «СІ», а також з відміткою «Особисто» до журналу реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» заносяться дані про кількість документів та їх вихідні номери, що зазначені на конверті. Навпроти цих номерів працівником діловодної служби на конверт проставляється реєстраційний номер та дата реєстрації відповідно до зазначеного журналу.

У подальшому конверт з відміткою «Особисто» передається під підпис у журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» особі, якій він адресований відділом канцелярії.

31. Журнали реєстрації (обліку) документів з грифом «Для службового користування» оформлюються працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом «Для службового користування», таким чином: журнали прошнуровуються, аркуші нумеруються (простим олівцем в правому верхньому куті аркуша). На останньому обліченому аркуші вчиняється запис про кількість аркушів у журналі та підписується начальником відділу документального забезпечення-завідувачем канцелярії Підпис завіряється печаткою суду.

Посадова особа, відповідальна за ведення журналів реєстрації (обліку) документів з грифом «Для службового користування», в кінці діловодного року закриває його підсумковим записом, що містить інформацію про кількість зареєстрованих (облікованих) за рік документів, пропущені та літерні номери.

32. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад:

 

вхідна кореспонденція – 05-34/19/ДСК

внутрішні документи – 05-35/19/ДСК

вихідна кореспонденція – 05-35/19/ДСК

 

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М» або «СІ», наприклад:

 

М/05-34/1-19 ДСК; або СІ/05-34/1-19 ДСК

 

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Спочатку реєструються додатки, а потім супровідний лист.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка – відкрита інформація», також реєструється у реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, які містять службову інформацію.

33. Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

 

Вх. 05-34/19/ДСК від 15.11.2019; До вх. 05-34/19/ДСК від 15.11.2019

 

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

34. Накази з грифом «Для службового користування» реєструються у господарському суді Хмельницької області в установленому порядку.

Під час реєстрації розпорядчих документів з грифом «Для службового користування» до номера додається відмітка «ДСК», наприклад:

накази з основної діяльності – 123/ДСК

35. Після повернення документа від керівництва суду служба діловодства передає його на виконання посадовій особі відповідно до резолюції керівництва.
36. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» в господарському суді області повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

 

III. Облік видань з грифом «Для службового користування»

 

37. Тираж видання з грифом «Для службового користування», підготовлений у господарському суді Хмельницької області, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
38. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться в журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Нумерація додатково розмножених примірників документа проставляється у правому верхньому куті першої сторінки через скісну лінію, де цифра до скісної – це номер примірника, з якого виготовляється копія, а після скісної – номер виготовленого примірника.

На зворотному боці останнього аркуша примірника учиняється напис про кількість виготовлених примірників, назви адресатів та підставу для виготовлення копій.

 

IV. Облік електронних носіїв інформації

 

39. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться сектором комп’ютерного та програмного забезпечення, інформаційної безпеки у журналі за формою згідно з додатком 7.
40. Зберігання, використання та знищення електронних носіїв інформації покладається на відділ документального забезпечення-канцелярію. Знищення їх здійснюється за актами з наступною відміткою у «Журналі обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію».
41. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування суду, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «Для службового користування».
42. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
43. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 41, 42 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
44. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
45. Гриф «Для службового користування» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
46. Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

47. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «Для службового користування», проводиться у господарському суді області у присутності служби діловодства, працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації. У разі виникнення необхідності в передачі за межі суду такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається у службі діловодства.

 

V. Друкування і розмноження документів

 

48. Друкування і розмноження у господарському суді області документів з грифом «Для службового користування» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.

49. Створення, друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюються виконавцями цих документів під персональну відповідальність та відповідальність керівників структурних підрозділів, у яких вони створені, з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи з комплексною системою захисту інформації (далі – КСЗІ) тільки за наявності атестату відповідності КСЗІ в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації, виданого у встановленому порядку, або декларації про відповідність КСЗІ вимогам нормативних документів щодо технічного захисту інформації.
50. Друкування і розмноження документів, що містять службову інформацію здійснюються працівниками суду, які допущені до роботи з такими документами у встановленому порядку.
51. На документах з грифом «Для службового користування» (у необхідних випадках – і на їх проектах) у правому верхньому куті першої сторінки титульного аркуша видання і супровідного листа проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника, наприклад:

 

Для службового користування

Прим. № 3.

 

Господарський суд Хмельницької області, який є розробником документа з грифом «Для службового користування», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

 

Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає.

Відмітки «Літер «М», «СІ», номер примірника зазначаються нижче грифа «Для службового користування», наприклад:

Для службового користування   Літер «М»   Прим. № 2

або

Для службового користування «СІ» Прим. № 2.

 

52. На першій сторінці кожного додатка до документа гриф «Для службового користування» проставляється вище інших відміток, наприклад:

 

Для службового користування

Прим. №4

Додаток до наказу/листа

господарського суду області

 __ ______ 20__ р. №____

 

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, відмітка про їх наявність, яка повинна містити реєстраційні індекси і дати реєстрації, розміщується після тексту листа перед підписом, наприклад:

 

Додаток: Довідка про виконання плану заходів від 27.11.2019

№ 246/1 ДСК,

прим. №1 на 2 арк.

 

або

Додаток: інформація на носії (вид носія інформації) із зазначенням її

вихідних реквізитів, тільки адресатові, якщо додатки

надсилаються в електронному виді на машинному носії

інформації.

 

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування», під таким грифом ставиться позначка «(без додатка – відкрита інформація)», наприклад:

 

Для службового користування

(без додатка – відкрита інформація)

Прим. №1.

 

53. У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
54. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох), номер пункту Переліку, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

 

Надруковано три примірники.

Прим. №1 – ДСА України

Прим. №2 – ТУ ДСА України

Прим. №3 – до справи № 05-34 ДСК

Пункт 3.7 Переліку

АРМ інвентарний номер АС9999999

 

55. У разі надіслання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

 

  Прим. №1–8 – за списком на розсилку,

  що додається;

  Прим. №9 – до справи № 05-34 ДСК

 

Список на розсилку підписується керівником структурного підрозділу суду, відповідальним за виконання цього документа. У списку на розсилку документів з грифом «Для службового користування» біля адресата зазначається відповідний номер примірника.

Під час реєстрації вихідного документа з грифом «Для службового користування» оригінал списку на розсилку підшивається у службі діловодства суду разом з копією вихідного листа.

56. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

 

Петренко (0382) 71 99 99

 

або

 

Петренко Петро Васильович (0382) 71 99 99

 

57. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти (у разі наявності) знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом, який унеможливлює їх відновлення та прочитання.
58. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» здійснюється виконавцем документа з дозволу голови господарського суду області в присутності працівника служби діловодства за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8.
59. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
60. Документи з грифом «Для службового користування», одержані від інших установ для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, розмножуються працівником відділу документального забезпечення - канцелярії у визначеному пунктом 58 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
61. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.

 

VІ. Надсилання документів

 

62. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

63. Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
64. Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.
65. Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.
66. На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів, крім реєстраційних індексів додатків, із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

67. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 66 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
68. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».
69. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
70. У разі надсилання документа, що має відмітку «СІ», його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «СІ», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених 65 Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
71. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «Для службового користування» з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

 

VII. Формування виконаних документів у справи

 

72. Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в господарському суді Хмельницької області номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справ із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань відповідної справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М», а документи з питань спеціальної інформації – до справ з відміткою «СІ».

73. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».
74. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК», наприклад: 01-10 ДСК.
75. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».
76. У разі створення значної кількості документів з грифом «Для службового користування» (понад 50 документів на рік кожного виду: наказів, інструкцій тощо) доцільно формувати їх в окремі справи по 250 сторінок кожна (30 – 40 мм завтовшки).
77. Якщо в господарському суді області створюється (отримується) незначна кількість документів з грифом «Для службового користування», у номенклатурі справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія). Порядок організації роботи експертних комісій визначається наказом суду.
78. Після закінчення діловодного року експертна комісія господарського суду Хмельницької області вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» та за потреби приймає рішення про її переформування.
79. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. У разі незначної кількості документів з грифом «Для службового користування» постійного терміну зберігання вони долучаються до аналогічної справи, що не має такого грифу, після чого на справі зазначається позначка «ДСК», а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
80. Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Строк зберігання такої справи встановлюється з урахуванням найдовшого строку зберігання документів, що містяться у ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

Якщо справа містить лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися.

81. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

82. Документи з грифом «Для службового користування» та інші матеріальні носії інформації зберігаються в окремих сейфах, металевих шафах (на окремих полицях шаф). Сейфи, металеві шафи опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника служби діловодства.

 

VIII. Користування документами

 

83. До роботи з документами з грифом «Для службового користування» допускаються посадові особи господарського суду Хмельницької області відповідно до резолюцій голови суду, його заступника, керівників структурних підрозділів та на підставі списку, затвердженого головою господарського суду області.

У разі змін у штатному розписі, кадровими змінами суду, списки підлягають оновленню.

Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу, а з питань спеціальної інформації – на підставі списків, складених керівниками структурних підрозділів, що затверджуються головою суду.

84. Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються у тимчасове користування і приймаються під підпис у журналі за формою згідно з додатком 11.
85. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
86. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

87 Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у структурному підрозділі суду, відповідальному за виконання функції з архівного збереження документів (далі – архівний підрозділ), видаються для тимчасового користування на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архівного підрозділу суду робиться запис у книзі видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи.

88. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
89. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови господарського суду області можуть видаватися працівникам інших установ.

У правому верхньому куті першої сторінки підготовленої копії документа проставляється відмітка «Копія».

Витяги з документів оформляються на бланку суду.

90. Усі аркуші копії або витягу повинні бути пронумеровані (простим олівцем у верхньому куті) та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом відповідальної особи відділу документального забезпечення-канцелярії, яка готувала копії або витяг, наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Начальник відділу документального забезпечення-завідувач канцелярії  (підпис)  П.І.П.

15 листопада 2019 року

 

91. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
92. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи-розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
93. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
94. У разі надходження до господарського суду області запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», проводиться перевірка цього документа з метою дотримання на момент надходження запиту сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до зазначеної інформації і авторові запиту надається інформація у тій частині, доступ до якої відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

 

IX. Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

 

95. Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування» щодо можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архівного підрозділу суду;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

96. Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи-розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа-розробник документа припинила свою діяльність.

За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

97. Рішення Комісії суду оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою господарського суду області. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом зі справами до архівного підрозділу суду, а у разі передачі на постійне зберігання документів Національного архівного фонду – до державних архівних установ.

98. Про скасування грифа «Для службового користування» автор – розробник документа письмово повідомляє усі установи, яким надсилався такий документ. За необхідності може надсилатись витяг з протоколу засідання Комісії суду.
99. На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» закреслюється тонкою рискою працівником служби діловодства (архівного підрозділу) суду та нижче на вільному від тексту місці вчиняється напис щодо дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

 

X. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

 

100. Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Після закінчення діловодного року справи, які містять документи з грифом «Для службового користування», упорядковуються таким чином:

- документи у справі розміщуються за хронологією надходження або створення (від січня по грудень);

- складається внутрішній опис за формою згідно з додатком 13;

- аркуші нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо;  

- засвідчувальний напис, у якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису, робиться на окремому аркуші в кінці справи.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями;

 кількість аркушів укладень.

Цей напис підписується працівником, який сформував справу, із зазначенням посади, прізвища і дати та засвідчується печаткою служби діловодства. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі справи з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

101. Упорядкування справ проводиться у структурному підрозділі, де створено справу.

Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

102. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини)» додається відмітка «ДСК».
103. Під час передання справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до державної архівної установи разом з актом прийняття-передання справ, оформленим в установленому порядку, надає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
104. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи (документи) з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду (далі – акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ у цілому.
105. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

106. Знищення видань з грифом «Для службового користування» здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

 

Справи №25 ДСК, №30 ДСК, №80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

 

Члени експертної комісії господарського суду Хмельницької області:

(підпис)                              П. В. Марченко

(підпис)                              О. О. Павленко

(підпис)                              В. А. Іваненко

15.12.2019р.

 

107. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. №__».
108. Телефонні та адресні довідники з грифом «Для службового користування» можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відповідною відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менше трьох осіб, у присутності яких проведено таке знищення.

 

XI. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

 

109. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ суду.
110. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою господарського суду Хмельницької області.

Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під підпис, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

111. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 106 цієї Інструкції.
112. Передача документів з грифом «Для службового користування» структурним підрозділам здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Передача одержаних у службі діловодства документів з грифом «Для службового користування» всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється на підставі резолюції.

113. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення суду архівний підрозділ господарського суду області або служба діловодства за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

114. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови господарського суду хмельницької області. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість ознайомлення з ним сторонніх осіб.
115. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
116. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова господарського суду області дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту шляхом накладення резолюції на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
117. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування») перевіряється після завершення діловодного року та формування справ не рідше ніж один раз на рік.

Строк та порядок проведення перевірки, склад комісії з її проведення визначаються окремим наказом голови суду.

118. До складу комісії з проведення перевірки включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також працівники з мобілізаційної роботи.
119. У разі зберігання понад 1000 справ та видань з грифом «Для службового користування» перевірка наявності таких справ та видань в архівному фонді проводиться не рідше одного разу на п’ять років.
120. Результати перевірок, зазначених у пунктах 113 та 115 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 14.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника служби діловодства та голову господарського суду області.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові Служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

121. Факти втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться у них, розслідує Комісія.

Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за рішенням голови суду може утворюватися спеціальна комісія.

122. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
123. Члени Комісії та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
124. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами Комісії або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

125. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність господарського суду області, а також наводиться перелік втрачених документів.
126. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
127. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу господарського суду області для включення її до справи.

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК господарського

суду Хмельницької області

«    » __________ 2019р.  №__